Geen zin in je administratie? Zo bent je er zo snel mogelijk vanaf

Voor de veel interim professionals voelt de administratie als strafwerk. Gelukkig zijn er manieren om er zo snel mogelijk vanaf te zijn. Deze vijf tips kunnen je helpen.

Bewaar je al je bonnetjes en rekeningen in een grote kartonnen doos, die u één keer per jaar openmaakt om je belastingaangifte te doen? Dan behoor je tot de meerderheid. Bij de meeste mensen belandt de financiële administratie ergens op een hoop, weggestopt in een diepe la.

Dat is op zich al geen goed idee, maar als je als freelancer werkt, heb je een groot probleem. Niet alleen is het wettelijk verplicht om een financiële administratie bij te houden, je loopt ook een ook geld mis als je het niet doet. Daarom worstel je je iedere keer weer met tegenzin door je papieren heen. Wat kun je doen om de minst populaire klus onder freelancers in zo min tijd af te ronden?

1. Investeer in handige apps en software

Er zijn een groot aantal software programma´s en apps beschikbaar die freelancers en kleine zelfstandigen een hoop tijd besparen bij hun administratie. Een offerte of factuur is in een handomdraai gemaakt en je inkomsten en uitgaven via de zakelijke rekening worden automatisch verwerkt. Voor sommige boekhoudprogramma´s moet je jaarlijks of maandelijks betalen, maar de meeste kun je gratis uitproberen, zoals ClearBooks,  Allegro or QuickBooks.

2. Verspil geen tijd met onnodige taken

Waarom zou je telkens een nieuwe email opzetten met dezelfde boodschap. Het is makkelijker om een template te maken voor mails die je regelmatig verzendt, zoals bijvoorbeeld een vriendelijke betalingsherinnering. Hetzelfde geldt voor het telkens opnieuw invoeren van gelijksoortige uitgaven, zoals een maandelijkse telefoonrekening. Soms kan het sneller zijn om iets in één keer in voeren en vervolgens te kopiëren.

3. Analyseer je eigen werkgedrag

Om erachter te komen aan welke taken je onnodig veel tijd verspilt, zul je je eigen werkgedrag moeten analyseren. Hoe heb je je werkdag ingedeeld? Hoe vaak blijf je hangen op sociale media, als je eigenlijk van plan was om een factuur te voldoen? Hoe vaak besluit tussen andere taken door even snel je boekhouding te doen?

Zodra je dat allemaal in kaart hebt gebracht, kun je aan de slag om je gedrag aan te passen. In veel zelfhulpboeken kun je lezen dat het 21 dagen kost om een nieuwe routine op te bouwen, maar dat is een mythe. Volgens een recente studie van de University College London kost het - afhankelijk van de persoon en de omstandigheden - gemiddeld meer dan twee maanden om gedrag aan te passen.

4. Creëer een nieuwe routine

Het geeft misschien een goed gevoel om iedere factuur die je binnen krijgt gelijk te betalen. Maar ieder keer dat je een factuur archiveert en een online betaling doet, onderbreekt je ander werk. Er is tijd te besparen door de werkweek in te delen in blokken. Om te voorkomen dat je in één week meerden malen dezelfde procedure moet herhalen, kun je één ochtend in de week inplannen om alle betalingen af te handelen.

5. Zoek een boekhouder die zichzelf terugverdient 

Een goede boekhouder bespaart niet alleen een hoop gedoe en tijd, maar betaalt zichzelf uiteindelijk ook terug. Zij of hij weet precies waar je geld kunt besparen en zorgt dat je binnen de mogelijkheden van de wet zo min mogelijk belasting afdraagt. Hoe meer administratief handwerk je van te voren zelf verricht, hoe minder je aan de boekhouder kwijt bent.

Op zoek naar een interim-managementfunctie? Hier vind je onze laatste vacatures.