Zo kan werk op afstand werken: 4 tips

De ruim 200 werknemers van Automattic, het bedrijf achter WordPress, gaan 's ochtends nooit naar kantoor. Praktisch gezien zou dat vrijwel onmogelijk zijn, want ze werken in 174 verschillende steden, in 29 landen verspreid over de hele wereld. Hun kantoor is waar zij internettoegang hebben: thuis, op het strand of in het café om de hoek. Automattic is maar één voorbeeld van de steeds langere lijst van bedrijven die volledig of gedeeltelijk virtueel werken. Ook multinationals zoals Apple en Dell bieden functies aan die althans gedeeltelijk van thuis uit kunnen worden uitgevoerd. De voordelen zijn duidelijk: het kost minder en het bedrijf kan waar ook ter wereld talent aanwerven. Maar hoe zorg je ervoor dat iedereen ook echt werkt?

1. Goede communicatie

Bedrijven met een cultuur van werk op afstand hebben het meeste moeite met communicatie binnen het team. Een praatje bij de koffieautomaat, brainstormsessies in een vergaderruimte en persoonlijke evaluatiegesprekken: ze moeten allemaal worden vervangen door een virtueel equivalent. Hoe? Volgens Sara Sutton Fell, CEO van FlexJobs, is het belangrijk om niet één, maar verschillende online communicatietools te gebruiken. E-mail werkt perfect voor praktische informatie, bijvoorbeeld om gegevens te delen of om updates over projecten te verstrekken. Maar voor brainstormsessies en meer persoonlijke informatie zijn telefoon- of videogesprekken beter geschikt.

2. Duidelijke doelstellingen

Een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven niet kiezen voor werk op afstand, is omdat ze bang zijn dat werknemers hun werk niet af krijgen. Wat als je werknemer beslist om de afwas te doen of de hond uit te laten in plaats van een project af te werken? De oplossing is het vastleggen van specifieke doelstellingen en termijnen waar beide partijen mee instemmen. Wie meer controle denkt nodig te hebben, kan gebruikmaken van software die de computeractiviteit (e-mails en surfen) controleert. Het nadeel is dat deze tools blijk geven van wanvertrouwen ten aanzien van je werknemers.

3. De juiste tools

Werken op afstand is alleen nuttig als werknemers over alle tools beschikken die nodig zijn om met elkaar te communiceren, informatie te delen en hun werk te doen. Bijvoorbeeld smartphones, headsets, webcams en een goede internetverbinding. Maar ook online software, zoals Google Docs of de projectmanagementsoftware Basecamp. Dat zijn hulpmiddelen waarmee je geboekte vooruitgang in de gaten kunt houden, gesprekken kunt voeren en je projecten op afstand kunt plannen.

4. Persoonlijke benadering

Er zijn bedrijven die eisen dat hun werknemers zich op een bepaald tijdstip aanmelden. Dergelijke maatregelen doen een van de grootste voordelen van werk op afstand teniet: het is veel gemakkelijker om de werkuren af te stemmen op de behoeften van de werknemer. Circa 20 procent van de mensen werkt beter als ze wat langer kunnen slapen en iets later kunnen beginnen. Met een virtueel kantoor loont het om werknemers de vrijheid te geven om hun werkdag volgens hun eigen voorkeuren in te delen.