Wereldwijde dataprotectie-wetten testen de CFO

De lijst met reguleringen neemt elk jaar toe in omvang en complexiteit. CFO's moeten al hun expertise, en die van externe consultants, om hier mee te kunnen gaan. Zijn deze reguleringen slechts een horde die moet worden genomen of vormen ze een ook een kans om processen te stroomlijnen?

Op basis van onze interviews met CFO's van multinationals als kleinere bedrijven hebben we vier manieren geïdentificeerd waarop nieuwe regelgeving en compliance kunnen worden benaderd.

Het aantal nieuwe reguleringen voor bedrijven groeit als kool. Thomas Risk Management Solutions heeft berekend dat er iedere 12 minuten regelgeving wordt aangepast, waardoor voor de voorzienbare toekomst compliance hoog op de agenda van de CFO zal staan.

De Europese General Data Protection Regulation (GDPR), die dit jaar van in werking zal treden, is het meest recente voorbeeld van de regelgevende orkaan die bedrijven overal ter wereld teistert. Ze zal een enorme impact hebben op de EU, waarbij schendingen inzake gegevensbescherming boetes zullen opleveren die in totaal 4% van de groepsomzet of 20 miljoen euro zullen bedragen, afhankelijk van welk bedrag hoger uitvalt.

Immense horde

De CFO's die voor deze studie werden geïnterviewd, zijn unaniem van oordeel dat de nieuwe regulering inzake gegevensbescherming een enorme uitdaging vormt, vooral omdat andere regio's gelijkaardige wetten aan het uitwerken zijn. "Het is een immense horde waar iedereen op dit moment mee worstelt," zegt Kelvin Stagg, Global CFO van PageGroup. "De rest van de wereld gaat dezelfde richting uit: momenteel ligt er al een Chinese versie op de ontwerptafel."

Er bestaat weinig twijfel dat de CFO binnen de onderneming het best is gepositioneerd om de voortdurend veranderende regelgeving aan te pakken. Maar naarmate de druk toeneemt, is de vraag hoe dit moet gebeuren. James Gregory, CFO van de wereldwijde vastgoedfirma JLL, legt uit: "Of het nu de IFRS of de US GAAP is, de lijst wordt elk jaar alsmaar langer en complexer."

De Ingenieur: oplossingen om de kosten te temperen

Daarbij heeft de nieuwe regelgeving niet alleen gevolgen voor de organisatie, maar voor de waarde van het bedrijf in het algemeen; het niet-naleven heeft ook onmiddellijk gevolgen voor de geloofwaardigheid bij aandeelhouders.

Dit is waar de CFO als Ingenieur zich als een vis in het water voelt: binnen deze rol neemt de CFO het initiatief om de juiste aanpak uit te werken om met compliance om te gaan, waarbij hij een oplossing uitwerkt die de steun van verschillende disciplines vereist: finance, accounting, treasury, administratie, budgettering en planning.

"Compliance en de veranderende regelgeving betekenen dat we mensen nodig hebben die meer weten over praktische details, die bijdragen aan het werk dat vereist is om tot compliance te komen en die vooruitgang op een competente manier kunnen controleren en beoordelen," zegt Phil Dennis, CFO van Bizspace. "Onze processen in het verleden waren vrij flexibel, maar de documentatie vereiste een grotere aandacht. Nu delegeren we de taken aan de mensen in de business die dichterbij de uitvoerende kant staan, terwijl wij het totaaloverzicht behouden."

De Wetenschapper: vertrouwd zijn met security-kwesties

Om ervoor te zorgen dat IT-systemen compliant zijn, moet de CFO vertrouwd zijn met veiligheidskwesties en idealiter binnen het kader van meervoudige juridische systemen, ofwel door nauw samen te werken met de COO/CIO of door ervoor te zorgen dat de IT-afdeling rechtstreeks rapporteert aan de CFO. Niet alleen de systemen van de onderneming zouden op regelmatige basis gecontroleerd moeten worden, maar dit geldt ook voor die van klanten en leveranciers. Dit is een zware taak die het best past bij de technologische aanpak van de Wetenschapper.

De Coach: intern bewustzijn creëren

Het zou evenwel kortzichtig zijn om compliance uitsluitend vanuit een technisch oogpunt te benaderen, zegt Phil Dennis. "De afgelopen paar maanden hebben we gewerkt aan GDPR, de meest strikte reguleringen inzake witwassen van geld, de reguleringen inzake bedrijfsmisdrijven en, vanzelfsprekend, wijzigingen aan IFRS. Voor elk ervan hebben we een verschillende aanpak gehanteerd. Bijvoorbeeld: Bij GDPR gaat het niet louter om IT, maar ook om het creëren van een bedrijfsbreed bewustzijn, training en het vertrouwd maken met de regels."

Als voortrekker bij het doorvoeren van veranderingen, is het aan de CFO als Coach om medewerkers voor te bereiden op nieuwe aanpassingen. James Gregory, CFO van JLL, ziet training daarom als een belangrijke prioriteit: "De uitdaging binnen het controleteam is de volgende: hoe houden ze gelijke tred met het groeiende aantal reguleringen? Hoe kunnen ze bestaande technologie beter inzetten hoe kunnen we ze beter trainen in de persoonlijke omgang? Aangezien de wetten complexer worden, moeten onze medewerkers beter worden in het op een eenvoudige manier uitleggen van complexe zaken."

De Piloot: reguleringen omvormen tot een concurrentievoordeel

Hoewel tal van CFO's reguleringen enkel zien als een kostenpost, kunnen ze met  een gedegen planning en een nauwkeurige uitvoering ook worden omgevormd tot een concurrentievoordeel. Het is aan de CFO in zijn of haar rol als Piloot om het overzicht te behouden en compliance om te buigen tot een voordeel.

Shane Kelly, CFO van vastgoedinvesteerder Gazeley, legt uit: "Omdat we in handen zijn van een fonds dat altijd op zoek is naar kansen, zijn governance en compliance voor ons van cruciaal belang. Daarom hebben een goede algemeen adviseur die er bovenop zit en onze medewerkers traint. Nu weten we veel beter hoe we persoonsgegevens moeten beheren en rapporteren.

Klik hier om de volledige rapportage te downloaden

Lees meer over de andere belangrijke uitdagingen voor CFO's in 2018

Ga terug naar CFO and Financial Leadership Insights